Presentation tips ตอนที่ 1 การเตรียมสิ่งต่างๆเพื่อความพร้อมในการพรีเซนท์

การพรีเซนท์ คืองานสำคัญที่ขาดไม่ได้ในยุคปัจจุบัน และ มีผลอย่างมากในการดำเนินกิจการขององค์กร เพราะการพรีเซนท์นั้น ถือเป็นการสร้างความเข้าใจที่ตรงกันขององค์กร ลูกค้า พาร์ทเนอร์ต่างๆ เพื่อที่จะขับเคลื่อนให้ธุรกิจเดินต่อไปข้างหน้าได้อย่างราบรื่น

แต่การพรีเซนท์นั้น มีข้อที่ยากอยู่มากมาย ไม่ว่าจะเป็น การสื่อสารให้เข้าใจ การทำให้การพรีเซนท์นั้นน่าสนใจ ไม่ทำให้น่าเบื่อ หรือ การตื่นเต้นระหว่างก่อน หรือ ระหว่างการพรีเซนท์

วันนี้ผมเลยมาบอกเคล็ดลับของ การเตรียมพรีเซนท์ จากประสบการณ์ที่สั่งสมมา และความรู้จากหลายๆแขนงที่ผมผ่านมา ที่คิดว่าน่าจะช่วยคนที่กำลังมองหา วิธีการเตรียมการพรีเซนท์ได้พอสมควรครับ

เพราะการเตรียมตัวที่ดี มีชัยไปกว่าครึ่งครับ

การเตรียมตัวจะเริ่มต้นเป็นขั้นตอน ดังนี้ครับ

1. รู้จัก (Know): ก่อนอื่นเลยคุณต้อง "รู้จัก" ก่อนครับ เพราะการพรีเซนท์เองก็เหมือนกับ การรบ หรือ เหมือนกับการตลาด ที่คุณจะต้องรู้จักว่า ลูกค้าที่ฟังคุณคือใคร เราต้องการจะสื่อสารอะไรออกไป และ เรามีเวลา หรือ ทรัพยากรอื่นๆ อะไรบ้าง

Know your style: การพรีเซนท์ที่ดี (และง่าย) คือการพรีเซนท์แบบเป็นตัวของตัวเอง ถ้าเราไปฝืนธรรมชาติ สิ่งที่จะเกิดขึ้นบนเวทีก็คือ ลืมสิ่งที่จะพูด ไม่เป็นตัวของตัวเอง ฯลฯ ซึ่งสไตล์การพูดของแต่ละคน ก็จะมีแตกต่างกันออกไป วิธีง่ายๆที่จะหาสไตล์ของตัวเองคือ ยืนอยู่หน้ากระจก แล้วลองพูดหัวข้อซักหัวข้อหนึ่งครับ เราก็จะรู้เองว่า เราเหมาะกับการพรีเซนท์ สไตล์ไหน แล้วลองฝึกสไตล์ที่เราถนัดให้ได้ดีที่สุด

Know your audience: การรู้จักคนฟัง ไม่ได้หมายถึง คนฟังเป็นคนที่เรารู้จักนะครับ (ฮา) แต่หมายถึงว่า เรารู้ว่า คนฟังนั้น เป็นคนประเภทไหน มีพื้นฐานความเข้าใจเป็นมาอย่างไร (เช่น มีความรู้ด้านเทคโนโลยี แต่ไม่มีความรู้ด้าน Marketing) ถ้าเรารู้จักคนฟัง เราก็จะสามารถมองต่อไปได้ว่า คนฟัง เขาอยากฟังอะไรจากเรา และ เราควรจะทำอย่างไรให้เขาฟังเราแล้วเข้าใจ แต่คำถามก็จะมีมาว่า อ้าว แล้วถ้าคนฟังมีหลากหลายจะทำอย่างไร คำตอบของผมจะมีอยู่ 3 แบบ ครับคือ

1. ทำเพื่อเสนอคนฟังที่สำคัญที่สุดในขณะนั้น (เช่น CEO หรือ กรรมการบริหาร หรือ ประธานกรรมการตัดสินรายการเกมกลยุทธ์ (ฮา))
2. ทำเสนอคนส่วนมาก ว่าในจำนวนผู้ฟังทั้งหมด คนประเภทไหนที่เป็นคนหมู่มาก (Majority)
3. นำเสนอตาม Objective ของการพรีเซนท์ในครั้งนั้น (เช่น พูดเรื่อง Research ข้อมูลจะให้มีแต่รูปภาพก็คงไม่ใช่ คงต้องลงรายละเอียดหลายๆอย่าง)

Know your contents: รู้จักสิ่งที่คุณกำลังจะพูด สิ่งที่คุณต้องการจะสื่อสาร และ สิ่งที่คนฟังควรจะได้รับ

Know your time and devices: รู้ว่าคุณมีเวลาเท่าไหร่ในการพรีเซนท์ และ รู้ว่าคุณมีอุปกรณ์อะไรเพื่อช่วยการพรีเซนท์บ้าง เพื่อการเตรียมการในส่วนต่อๆไป

2. เตรียม (Prepare): การเตรียมการหลักๆนั้น ในการ Present แต่ละครั้ง จะต้องมีการเตรียมสิ่งต่างๆ ดังนี้ครับ

Prepare your content and data: เตรียมข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะพูดให้ได้มากที่สุดครับ ไม่ว่าจะเป็น สิ่งที่ต้องการจะพูด สถิติ ตัวเลข ข้อมูล พฤติกรรม ฯลฯ ยิ่งมีเยอะก็จะยิ่งทำให้การ Present ของคุณแน่นยิ่งขึ้นครับ โดยในการเตรียมข้อมูลของคุณนั้น ถ้าคุณมีเวลาจำกัด คุณคงไม่สามารถยัดทุกๆสิ่งที่คุณมีอยู่ลงไปได้ ดังนั้นคุณจะต้องทำการ ลำดับความสำคัญของข้อมูลว่า ข้อมูลใดคือ "Key Message" และ ข้อมูลใดคือ "Additional information" แล้วจัดเรียงเนื้อเรื่อง และ เรื่องราว รวมถึงขั้นตอนสรุป ตามแต่ถนัดครับ

โดยผมมี Tip เล็กๆน้อยๆดังนี้ครับ

"คนฟังจะจดจำได้มากที่สุดคือ 2-3 Slide แรก และ Slide สุดท้าย" ฉะนั้น เอาข้อมูลสำคัญ ไว้แถวๆนั้นนะครับ

Prepare your presentation slides: ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่หลายๆคนมีปัญหาค่อนข้างมาก เพราะคิดว่าตัวเอง ไม่เก่งด้านคอมพิวเตอร์ ทำ PowerPoint ไม่เก่ง นึกไม่ออกจะพรีเซนท์ยังไง หรือ ทำ Animation ไม่เป็น เลยคิดว่า คงทำ Presentation กันไม่ได้

งั้นลองดู Presentation ชุดนี้ครับ

Meet Henry

View more documents from chereemoore.

Presentation นี้มีชื่อว่า Meet Henry - Slide ชุดแรกที่สร้างแรงบันดาลใจให้ผมเป็นอย่างมาก และ ชนะเลิศ Best Presentation Contest ด้วยนะครับ

อีกอันหนึ่งครับ

Thirst

View more presentations from carlosremontti.

Presentation นี้มีชื่อว่า Thirst - ชนะเลิศ Best Presentation Contest เหมือนกันครับ (แต่คนละปี)

สังเกตหรือไม่ครับว่า Presentation Slides ทั้ง 2 ชุดนี้ ไม่มี Animation วิ่งไปมา ไม่มีกราฟที่ดูหรูหรา

แต่ Presentation Slides ทั้ง 2 ชุดนี้นั้น ใช้แค่ 2 อย่างครับ ตัวอักษร กับรูปภาพ ก็สามารถ สื่อสารให้ทุกคน เข้าใจได้ โดยไม่ต้องพูดอะไรแม้แต่คำเดียว ซึ่งถ้าคุณขยันหารูปภาพซักหน่อย ก็ทำได้แล้วครับ ที่เหลือก็แค่ ใส่ข้อมูลที่เราเตรียมไว้แล้วเข้าไป

ซึ่ง Presentation Slide ที่ดีที่สุด คือ Presentation Slide ที่ไม่ต้องมีคนพูดก็เข้าใจได้ครับ

อ้าว คงสงสัยใช่ไหมครับว่า ถ้างั้นแล้วจะมีคนพูดไปทำไม คำตอบคือ คนพูดคือคนที่ทำให้ พรีเซนท์เทชั่นนั้น "สมบูรณ์แบบ" มากขึ้นครับ เพราะ การให้ผู้ฟัง ได้ดูด้วยตา ฟังเสียง คิดตาม และการรับรู้ด้วยประสาทสัมผัสต่างๆ จะสามารถทำให้ผู้ฟัง จดจำสิ่งที่เราต้องการจะนำเสนอได้มากขึ้นครับ ฉะนั้นสิ่งที่ผู้พูดจะสามารถทำได้คือ การพูด เน้นย้ำในส่วนสำคัญ หรือ พูดเสริมในส่วนที่นอกเหนือจาก Slide และพยายามสร้างสีสัน และ involvement กับผู้ฟังด้วยครับ


(ยังมี Presentation ดีๆอีกมากมายที่เวบนี้ครับ Slideshare.net )

จริงๆ ในส่วนการเตรียม Presentation ยังมีรายละเอียดและ เทคนิคอีกมากมาย เดี๋ยวเอาไว้คราวต่อๆไปแล้วกันครับ

Prepare your script: เตรียม Script ขึ้นอยู่กับความถนัดของแต่ละบุคคล เพราะอย่างผม จะไม่ชอบเขียน Script แล้วท่องขึ้นไป แต่ผมจะชอบที่จะ เตรียมการพูดในแต่ละ slide ว่า ใน Slide นั้นๆ มี Key point คืออะไรบ้าง แล้วลองซ้อมดูความถูกต้อง เหมาะสมของการเล่าเรื่อง

แต่ไม่จำเป็นต้องทำแบบผมนะครับ เพราะผมเองก็เคยท่อง Script แล้วขึ้น Present มาแล้ว รวมถึง ผมมีเพื่อนที่ถนัดการท่อง Script ก่อนขึ้น Present และ ทำไดดีมากด้วยครับ

Prepare your backup slides: ข้อมูลอื่นๆ ที่คุณหามาแล้วนั้น จะเอาไปไว้ใน Slide เวลาก็คงไม่พอ ก็จับเอามาไว้ที่นี่เลยครับ Backup Slides เพื่อไว้ช่วยในการตอบคำถามต่างๆ ที่คุณคิดว่าน่าจะเจอ อันนี้ไม่ต้องสวยครับ เน้นข้อมูล ฉะนั้น กราฟ บทความ และอื่นๆ ใส่เข้าไปได้เลยครับ (ถ้าคุณใช้ Powerpoint จะมีเทคนิคในการจัดเรียง Backup Slide และ เปิด slide อย่างรวดเร็วด้วยครับ แต่เดี๋ยวเล่าให้ฟังทีเดียวในหัวข้อการเตรียม Presentation Slide แบบเจาะลึกนะครับ)

Prepare your devices: หลายคนชอบคิดว่า การพรีเซนท์นั้น ไม่ต้องมีอุปกรณ์อะไรก็ได้ แค่โน๊ตบุ๊คตัวเดียว Projector ตัวเดียวก็พอ แต่จริงๆ แล้ว การพรีเซนท์ที่ดี ควรจะมีอุปกรณ์เสริมอื่นๆ เพื่อให้การพรีเซนท์ของคุณนั้น เป็นอิสระจากการต้องเดินไปกดเพื่อเปลี่ยน slide เพราะการเดินไปเดินมานั้น สร้างความรำคาญให้ผู้ฟังได้ครับ ฉะนั้นลองมองหา Presentation Remote เพื่อเปลี่ยน Slide สำหรับ PC หรือ ถ้าคุณใช้ MAC และมี iPhone หรือ iPod Touch ลองใช้ Keynote Remote ดูสิครับ (นอกจากความสะดวกในการพรีเซนท์แล้ว คุณก็ยังจะได้ความเท่ ในการพรีเซนท์ด้วยครับ)

สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุด

3. ซ้อม ฝึกฝน และ ชำนาญ (Practice Practice and Pro!): ซ้อมๆๆๆๆๆๆๆๆ และ ฝึกให้ชำนาญที่สุด สำหรับการ พรีเซนท์ในแต่ละครั้ง คุณก็จะพรีเซนท์ได้ดี แน่นอนครับ (แนะนำให้ฝึกซ้อมกับกระจก)

ในคราวต่อไป ผมจะมาต่อกับหัวข้อ การเตรียมตัวก่อนพรีเซนท์ เพื่อลดความประหม่า หรือความกดดัน และ การพรีเซนท์ที่จะทำให้ผู้ฟังอยู่กับเรา ไม่หลับไปซะก่อน

ปล. เหมือนเช่นเคยครับ ติชม comment ได้ตามสะดวกครับ เพื่อเป็นแรงผลักดันให้เขียนหัวข้อต่อๆไป :)
ปล2. กูรูทั้งหลาย จะขัดแย้ง หรือไม่เห็นด้วย หรือจะเสริมอะไร ก็ตามสะดวกครับ จะได้ช่วยผมในการพัฒนาต่อไป

Presentation หรือ Communication Skill, Skill ที่ขาดไม่ได้ในธุรกิจ

ความสำคัญของ Presentation หรือ Communication Skill

หลายคนคงเคยคิดว่า หรือ เคยเจอว่า คนหนึ่งทำงานแทบตาย ทำงานหนักมากๆ แต่ไหง คนที่ดูไม่ทำงานอะไรเลย หรือ ทำงานบ้างแต่เก่ง พรีเซนท์ มักจะก้าวหน้าไปได้ไกลกว่าชาวบ้านเสมอ

อันนี้เป็นเรื่องที่น่าสนใจครับ ถ้ามองในมุมมองด้านการตลาด ก็แปลว่า ส่วนที่เขามี เขามีส่วน Communication ที่เหนือกว่าคนที่ทำงานหนัก

Communication นี่สำคัญนะครับ เพราะเป็นส่วนที่สร้าง ให้คนเขารู้ว่า เรามีอะไร เราทำอะไรได้ และ มีคุณค่าอะไรกับเขาบ้าง

ทำงานหนักแทบตาย แต่หัวหน้าไม่เห็น ก็เหมือนกับคุณไม่ได้ทำงานอะไรเลยนะครับ

ที่ยกตัวอย่างเรื่องนี้ ไม่ใช่อะไรหรอกครับ พอดีวันนี้ (วันที่ 19 ตุลาคม 2009) ได้มีโอกาส ไปนั่งฟัง การนำเสนอของน้องๆ Osotspa Talent Camp 2009 โดยน้องๆทั้ง 39 คน 5 กลุ่ม ได้รับโจทย์ให้นำเสนอ เรื่อง แผนการตลาดของ Brand U-Tip

สิ่งที่น่าสนใจมันเกิดขึ้นตรงนี้ครับ ทีมที่ 3 ผมเองมองว่า ทีมนี้มีไอเดียที่ดีระดับหนึ่ง และมีการนำเสนอที่ดีที่สุดในกลุ่มทั้งหมด 5 กลุ่ม เพราะมีการร้อยเรียงเรื่องราว ตั้งแต่การเปิดตัวที่ดูน่าสนใจ การนำเสนอที่มีขั้นตอนตั้งแต่การวิเคราะห์ไปจนถึงการวิธี execution และการสรุปในขั้นตอนสุดท้าย จนผมรู้สึกเลยว่า ทีมนี้น่าจะชนะหลังจากฟังจบ

แต่เมื่อมานั่งฟังทีมที่ 4 เมื่อฟังจนจบ ผมเริ่มไม่แน่ใจว่า ทีมที่ 3 จะชนะจริงหรือไม่ เพราะ ทีม ที่ 4 มีไอเดียที่ดีกว่าทีมที่ 3 ไม่ว่าจะเป็น ไอเดียเรื่องสินค้า ที่สามารถสร้าง unique identity ให้กับ user การสร้าง ambiance marketing แบบที่ค่อนข้างจะน่าตื่นตาตื่นใจกว่าทีมที่ 3 รวมถึง communication message ที่ชัดเจน และ สามารถสร้างความน่าสนใจให้กับกลุ่มเป้าหมาย ที่เป็นเด็กสาวอายุประมาณ 13-18 ปีได้เป็นอย่างดี

แม้แต่ แคนดี้ (ผู้ชนะเลิศเกมกลยุทธ์ปี 1) เองก็ยังบอกผมก่อนที่ทีมที่ 4 จะเริ่มเลยครับว่า ทีมนี้เนี่ย creative สุดยอด (เพราะ แคนดี้เองเป็นพี่เลี้ยงน้องๆในการเข้า camp ในครั้งนี้ครับ)

คงสงสัยใช่ไหมครับว่า เอ๊ะ ทีม 4 ดูไอเดียกระฉูดสุดยอดขนาดนี้ ไหงผมถึงไม่ฟันธงลงไปตั้งแต่แรกว่า ทีม 4 น่าจะชนะ

เป็นเพราะทีมที่ 4 นั้นขาดการ deliver presentation ที่ดีครับ ไม่ว่าจะเป็น visual จากการพรีเซนท์, process การพรีเซนท์, การสร้าง เรียงร้อยเรื่องราวในการ present รวมไปถึง วิธีการอธิบายจุดสำคัญๆในพรีเซนท์ ที่ยังไม่สามารถใส่ประเด็นสำคัญๆให้กรรมการเข้าใจได้

และผลลัพธ์ ก็ยิ่งตอกย้ำสิ่งที่เกิดขึ้นนั่นคือ

ทีมที่ 3 ได้ชนะเลิศ ส่วนทีมที่ 4 ได้รางวัลชมเชย (แพ้ทีมที่ 2 ที่พรีเซนต์ได้ดีกว่า ถึงไอเดียจะสู้ไม่ได้) แต่ก็ต้องขอชมน้องๆทุกทีมนะครับ เพราะได้ยินมาว่า มีเวลาเตรียมตัวแค่ 1 คืนเท่านั้นเองเพื่อแก้ไข present ที่ ทีมกรรมการ (ผู้บริหาร รวมแคนดี้ และ ผม) ช่วย comment ไปเมื่อวันเสาร์ 17/10/2009)

ผลลัพธ์นี้บอกอะไรเราครับ?

"สินค้าดีแค่ไหนถ้าลูกค้าไม่เข้าใจ value ที่มีกับตัวเขา
ลูกค้าก็จะไปซื้อสินค้าที่เขาเข้าใจ value ที่มีสำหรับตัวเขา ถึงสินค้านั้นจะมีคุณภาพด้อยกว่า"

เช่นเดียวกับการประเมินผลการทำงาน และการตีคุณค่าของคนครับ

คราวหน้าผมจะมาบอก tip ที่ผมใช้ในการ present หรือ communicate ให้อ่านกันต่อนะครับ

ปล. แต่อย่าคิดนะครับว่า แหม งั้นเราก็ไม่ต้องไปพัฒนาอะไรมากก็ได้ ขอให้เก่ง present อย่างเดียวก็พอ เพราะ "สินค้า ที่ดี ถึงขาด communication ที่ดี ก็อาจจะประสบความสำเร็จ (เพราะ viral) แต่สินค้าที่ไม่ดี ต่อให้มี communication ดีแค่ไหน ก็ไม่มีทางประสบความสำเร็จ" :)

ปล2. เห็นด้วย ไม่เห็นด้วยอย่างไร ติชม คอมเมนต์กันได้ครับ จะได้ปรับปรุง ขอบคุณครับ ;)